宝鸡职业技术学院档案工作规范

为了加强学院各类档案工作的业务建设，逐步实现学院档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学院工作和社会服务，并为考核学院档案工作提供依据，特制订本规范。

一、档案工作的基本原则

1. 凡是学院各部门在具体业务中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属学院档案。

2. 学院档案实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

3. 各部门在工作中形成的文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度。

4.文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学院各部门的计划和规划、纳入管理制度、 纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，要布置、检查、总结、验收档案工作。

5. 各部门要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定适当的专 (兼) 职档案人员，协同学院档案馆认真做好档案的收集、整理、归档工作。

6. 要努力实现档案工作从手工管理向信息化管理的转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥学院档案的作用。

二、归档范围的确定

1. 确定原则

(1) 归档的文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

(2) 归档的文件材料必须反映学院各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

(3) 归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

2. 归档内容和重点

(1) 归档内容包括党务、行政、教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、工会、团委等部门在工作中形成的文件，具体范围附后。

(2) 归档的重点以本院形成的不同载体形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学院的指令性、指导性文件为主。

3. 不归档的文件材料

(1) 上级机关普发供参阅、不办的文件材料；

(2) 上级机关发来供工作参考的文件；

(3) 上级机关征求意见未定稿的文件；

(4) 重份文件；

(5) 无查考利用价值的事务性、临时性文件；

(6) 未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，打印文件的各次校对稿(学院主要领导人亲笔修改稿和负责人签字后的定稿除外)；

(7) 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

(8) 无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性、建设性的人民来信；

(9) 学院内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

(10) 本院负责人兼任外机关职务形成的、无关的文件材料；

(11) 为参考目的从各方面收集的文件材料；

(12) 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

(以上某些方面如果需要，也可以选择作资料暂存)

一、党群、行政类档案工作规范

为了加强学院党群、行政类档案(以下简称党、政档案)工作的业务建设，逐步实现学院党、政档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学院工作和社会服务，并为考核党、政档案工作提供依据，特制订本规范。

（一） 党、政档案工作的基本原则

1. 凡是学院在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。

2. 党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

3. 党、政文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度。

4. 党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学院各处 (室) 、系部、中心的计划和规划, 纳入管理制度, 纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，要布置、检查、总结、验收党、政档案工作。

5.各处 (室) 、系部要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定适当的专 (兼) 职档案人员，协同学院档案馆认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。

6. 要努力实现党、政档案工作从手工管理向信息化管理的转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。

（二）归档范围的确定

1. 确定原则

(1) 归档的党、政文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

(2) 归档的党、政文件材料必须反映学院党、政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

(3) 归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

2. 归档内容和重点

(1) 归档内容包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事等管理文件除外)、工会、团委四个系统的内容。

(2) 归档的重点以本院形成的不同载体形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学院的指令性、指导性文件为主。

3. 不归档的文件材料

(1) 上级机关普发供参阅、不办的文件材料；

(2) 上级机关发来供工作参考的文件；

(3) 上级机关征求意见未定稿的文件；

(4) 重份文件；

(5) 无查考利用价值的事务性、临时性文件；

(6) 未经会议讨论，未经学院领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学院主要领导人亲笔修改稿和负责人签字后的定稿除外)；

(7) 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

(8) 无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性、建设性的人民来信；

(9) 学院内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

(10) 本院负责人兼任外机关职务形成的、无关的文件材料；

(11) 为参考目的从各方面收集的文件材料；

(12) 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

二、教学类档案工作规范

为了加强教学档案工作，充分发挥其在学院教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，并为考核教学档案工作提供依据，特制订本规范。

（一）教学档案工作的基本原则

1. 凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

2. 教学档案是衡量学院教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学院档案的主体、核心和重点。

3. 教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。对教学档案中的少数不属永久保存的类目，如毕业生论文，实习报告等由有关系部保存。

4. 教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

5. 各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应兼职档案干部，统一管理本部门的教学文件材料，并按期向学院档案室办理移交。

6. 努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中统一管理转变，手工管理向信息化管理转变。

（二）教学档案归档范围

1. 归档原则

(1) 归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

(2) 归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

(3) 归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

2. 归档内容和重点

(1) 归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学实践、毕业生工作等。

(2) 归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体文件材料。

3. 不予归档的文件材料

(1) 上级有关教学的未定稿的文件；

(2) 重份文件；

(3) 无查考利用价值的事务性临时性文件；

(4) 非隶属部门抄送的不需办理、也无参考价值的文件；

(5) 院内其他部门发来的文件；

(6) 与院外单位交换来的材料。

三、科学技术研究类档案工作规范

为了提高学院科研档案的质量和管理水平，充分发挥科研档案在学院建设中的作用，特制订本规范。

（一）科研档案工作的基本原则

1. 凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案。

2. 科研档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全、利于开发利用。

3. 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案室出具科研课题归档情况的证明材料同步。

4. 要努力实现学院的科研档案工作从经验管理向科学管理转变。并逐步采用先进管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学院建设和发展服务。

（二）科研档案归档范围

1. 归档原则

(1) 归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

(2) 归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程，保证完整、准确、系统。

(3) 归档的科研材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

(4) 几个部门协作完成的研究课题，由主持部门归档保存一整套档案，协作部门保存自己所承担任务中形成的科研材料，并将有关的复制件送交主持部门。如确系涉及协作部门的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作部门应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持部门。

2. 归档内容和重点

(1) 归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。

(2) 归档的重点是本院承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

(3) 取得负结果或因故中断的重要课题的科研材料也应归档。

3. 不予归档的文件材料

(1) 上级有关科研的普发的(非专指高校)、不办的文件；

(2) 上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书；

(3) 未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；

(4) 重份文件；

(5) 无查考利用价值的事务性、临时性文件。

4.档案的补充与修改

(1) 科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研材料，经整理后交学院档案馆归档，并根据获得成果奖情况，及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。

(2) 对已归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经处室领导或有关主管负责人批准同意，未经批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料。

(3) 档案馆对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。

四、基本建设类档案工作规范

为提高学院基本建设档案(以下简称基建档案)工作的质量和管理水平，充分发挥基建档案在学院建设中的作用，并为考核基建档案工作提供依据，特制订本规范。

（一）基建档案工作的基本原则

1. 凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等均属基建类档案。

2. 基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

3. 基建档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

（二）基建档案归档范围

1. 归档原则

(1) 归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

(2) 归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。

(3) 归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

2. 归档内容和重点

(1) 归档主要内容包括综合管理，可行性研究，设计基础材料，设计文件，工程管理文件，施工文件，竣工验收，基建预算、概算、决算，器材管理等七个方面。

(2) 归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

3. 不归档的文件材料

(l) 上级有关基建的普发性(非专指高校)、不办的文件；

(2) 正式施工前的草图，未定型图纸；

(3) 重份文件和重份图纸；

(4) 无查考价值的临时性、事务性文件。

4. 档案补充与修改

(1) 基建文件材料归档后，在改建、维修中所产生的基建文件材料，基建部门应随时整理，向学院档案馆补充归档。

(2) 对已归档的基建文件材料需要更改时，必须填写更改审查清单，经基建部门分管负责人同意，未经批准，严禁更改已归档的基建档案材料。

(3) 档案馆对补充归档的基建文件材料应及时整理编目。归档材料不多的，可归入相关案卷内并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。

五、仪器设备类档案工作规范

为了提高学院仪器设备档案的质量和管理水平，充分发挥仪器设备档案在学院教学、科研工作中的作用，特制订本规范。

（一）设备档案工作的基本原则

1. 凡作为学院固定资产的仪器设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像等各种载体材料，以及随机技术材料均属仪器设备档案。

2. 设备档案管理必须坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，确保档案完整、准确、系统和安全。设备管理部门负责保管设备文件材料，定期向学院档案室移交目录。

3. 设备档案工作是学院仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节，要与设备计划管理，采购供应和使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统。

（二）设备档案归档范围

1. 归档原则

(1) 在设备管理工作中形成的对学院工作具有参考价值和凭证作用的文件材料。

(2) 归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申请购买到改造的全过程，保证完整、准确、系统。

(3) 归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致。

(4) 作为学院固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、稀的仪器设备，均需归档。

2. 归档内容和重点

(1) 归档的主要内容和包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等

(2) 归档的重点是仪器设备项目(特别是价值10万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

3. 不归档的文件材料

(1) 上级普发(非专指高校)、不办的文件；

(2) 未定稿的管理性文件材料；

(3) 未生效的合同、协议书；

(4) 重份文件、校内单位发来的文件；

(5) 无查考价值的一般性函件；

(6) 仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

六、出版类档案工作规范

为了提高学院出版类档案工作质量和管理水平，充分发挥其作用，有效地为学院和社会服务，特制订规范。

（一） 出版档案工作的基本原则

1. 学院在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料，均属出版档案。

2. 出版档案实行集中统一管理，以确保其完整、系统、准确和安全，方便开发利用。

3. 出版档案工作要纳入出版编辑部门的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入科 (室) 负责人和责任编辑、出版印制人员的职责范围。出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时，要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。

4. 学院出版物管理部门要有一位负责人分管出版档案工作，并确定适当的兼职档案人员，协同学院档案馆认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。

（二）出版档案归档范围

1. 归档原则

(1) 归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

(2) 归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。

(3) 归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。

2. 归档内容和重点

(1) 归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容。

(2) 归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、不同形式的文件材料，尤其是出版物本身。

3. 不归档的文件材料

(1) 上级机关有关出版的普发(非专指高校)、不办的文件；

(2) 未生效的合同、协议书；

(3) 不用的稿件，非定稿的稿件；

(4) 重份文件及院内单位发来的文件；

(5) 无查考价值的事务性、临时性函件；

(6) 院外单位交换来的材料。

七、财会类档案工作规范

为加强学院财会类档案工作的业务建设，不断提高财会档案的质量和科学管理水平，更好地为学院和社会服务,特制订本规范。

（一）财会档案工作的基本原则

1. 学院在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐薄、报表等材料，均属财会档案。

2. 学院财会档案是记录和反映学院经济业务的重要史料和证据，是学院全部档案的重要组成部分。

3. 财会档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。学院财务处应定期向学院档案室移交档案。

4. 财会档案工作应纳入财会部门管理制度, 纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。

5. 财会档案工作应逐步采用先进的管理技术手段，将所编制的财会档案数据贮入计算机中。大力开发档案信息资源，为学院进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。

（二）财会档案归档范围

1. 归档原则

(1) 归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

(2) 归档的财会文件材料，必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。

2. 归档内容和重点

(1) 归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等方面。 (2) 归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有永久和长期保存价值的文件材料。

3. 不归档的文件材料

(1) 上级有关财务的普发性(非专指高校)、不办的文件；

(2) 未定稿的文件；

(3) 重份文件及院内其他单位发来的文件；

(4) 未生效的合同、协议、单据；

(5) 无查考利用价值的一般性、临时性文件；

(6) 与院外单位交换来的材料(可作资料保存)。

八、人事档案工作规范

为了提高档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为我院人事工作服务，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》，特制定本规范。

（一）归档规范

1.按照《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，充实档案内容。相关部门应配合人事处及时做好人事档案材料的整理、归档工作;材料归档范围具体见附件。

2.院属各单位要建立主动送交人事档案材料的工作制度，专兼职人员负责收集本单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档。

3.每年引进毕业生及调入人员的人事档案必须在报到之日起两个月内转至我院，没有特殊情况而逾期不到或材料不全的，学院将缓发其工资与津贴，并暂停兑现其他相关待遇。

4.收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，格式规范、文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存备查价值。需经有关部门审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归档。

5.不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料需经人事处负责人批准，由专人负责监销。

6.人事档案材料，须统一使用A4规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

7.每年引进人员要填写干部履历表或补充表，充实干部人事内容。

8.对收集的材料，要做好收集登记和交接手续。

（二）鉴别规范

1.收集的材料必须经过鉴别，未经鉴别，不得随意归档或擅自销毁。

2.鉴别工作分别在接收材料归档时和整理过程中进行。

3.鉴别要以有关文件规定为依据，严肃认真，确保真实、完整、精炼、实用。

4.归档的材料必须真实完整，字迹清楚，对象明确，手续完备;对不该归档的材料，要区别处理，凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。

5.人事档案材料应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

（三）整理规范

1.整理人事档案，要先对缺少的干部人事档案材料进行补充，并备齐卷皮(盒)、目录纸、衬纸、切纸打孔机(缝纫机)等必备的物品和设备。

2.整理要做到：干部人事档案材料鉴别和分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。

3.整档人员必须熟悉党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，掌握整理人事档案的有关规定和基本方法技能，认真负责地做好整理工作。

4.必须认真执行《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。

5.人事档案按新《条例》和《干部档案整理工作细则》规范地整理，零材料及时装订入卷。

6.不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。按规定剔出的档案材料，必须认真登记，需销毁的材料，经主管领导批准按规定销毁。

7.整档过程中，要切实做好防火安全保密工作，整理室内严格吸烟，严防丢失和汇漏档案内容。

（四）借阅规范

1.查(借)阅人应在借阅前认真填写《干部人事档案查(借)阅登记表》。

2.复印借出人事档案材料应认真核实签署意见并加盖人事部门公章，方能有效。院外单位和本院工作需要查用档案，须在人事部门领导同意后，方可查(借)阅。

3.查(借)阅档案，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅时不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按照《中华人民共和国档案法》处理。

5.查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制(拍摄)。

6.档案不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

（五）转递规范

1.递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。

2.人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，一般情况下，不准公开邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事部门出具的介绍信，一般介绍信不予办理。

3.递档案时，必在转出手续完备的前提下，须经人事部门有关负责人同意签署意见并由主管人事工作校领导同意后方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递，不得扣留材料或分批转出。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信或电话催回，以防丢失。

4.使人事档案能够随着我院的人事变动，干部职务变动而及时调整，人事部门应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人事部门有关负责人应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门负责人应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

5.职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到接收单位人事管理部门转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管;但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。自动离职人员的人事档案必须在外调手续完备的情况下，方可转出。

6. 院各部门应积极配合人事档案室做好教工档案的转递工作。

7.不属于在职人员的代管人事档案，在档案转出时，按照学院有关文件规定收取管理费用和其他费用。

8.是转出的干部人事档案或材料要严密包封，并加盖机密章，有关人员认真填写《干部人事档案转出登记表》。

（六）核查规范

1.事档案管理部门对所管理的档案要定期的进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。

2.提供利用的人事档案，再回收时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。

3.理好的人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现错误，及时纠正。

4.出和接收人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。

5.收集的人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否齐全完整，是否符合归档要求，是否手续完备。

（七）保密规范

1.认真贯彻执行党和国家有关保密工作的方针、政策和规定，严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好人事档案的保密工作。

2.加强组织纪律，坚守工作岗位。

3.人事档案管理部门应设立专用档案库房(室)，配备铁质档案柜，妥善保管人事档案。

4.人事档案库房(室)必须具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应当经常检查，保持库房的清洁和温、湿度，发现问题，立即报告，及时采取措施。

5.人事档案库房(室)和档案柜，应明确专人管理。管理人员变动时，必须办理好交接手续。

6.无关人员一律不得进入档案库房(室)。

7.严禁用电话、电报索取或提供有关人员的全面材料和涉及个人政治历史问题或其他重要问题的材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合和娱乐场合，不得在电话或公共场所中谈论或汲及到有关人事档案材料的内容。

8.对利用人事档案的人员，进行保密宣传，以防边阅档案边议论档案内容。

9.人事档案材料的转递，严格密封，通过机要传递或专人送达，尽量避免本人自带。

10.人事档案工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按密纸处理或销毁。

11.人事档案一般不外借，但领导或有关人员因工作需要借阅时，要严格办理借阅手续，借阅期限一般不得超过五天。

12.属归档的材料，及时转入本人档案，须转递的档案，做好移交签字登记手续。

13.严禁任何人私自保管他人档案，人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案。

14.发现泄密事件，认真处理。

九、声像档案工作规范

为了提高学院声像档案工作质量和管理水平，充分发挥声像档案在学院教学、科研、示范推广和管理中的作用，根据国家《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》有关规定精神，特制定声像档案工作规范。

一. 声像档案工作的基本原则

1. 声像档案是指导反映学院各方面活动和历史发展，具有保存价值的各种音响、画面形象等方式，记录的专门载体及其相配套的文字材料。

2. 声像载体材料的记录反映形式及制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同，应遵循其特点进行特殊整理和特殊管理。

3. 声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。

4. 声像档案工作必须纳入学院各部门工作计划、管理制度中，设兼职档案人员负责本部门声像收集整理和送达。

5. 逐步采用计算机管理手段管理声像档案，大力开发声像档案信息资源，为学院教学、科研、示范推广及管理服务。

二. 声像档案归档范围

1. 归档原则

(1) 归档的学院各项活动中形成的或院外单位形成但与学院有关的声像载体材料，必须对学院和社会当前及长远具有参考价值和凭证作用。

(2) 归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证其完整、准确和系统。

(3) 归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体档案之间及与其它载体档案的自然联系，注意其成套性特点。

(4) 学院各部门的兼职档案人员在照片拍摄完成、标注时间、地点、说明后立即交档案室立卷归档，其它一般载体材料完成制作后三个月立卷归档，当年形成的声像材料最迟到次年6月底前立卷归档。学院电教中心设专人立卷、归档、管理、利用电化教学类声像，其档案检索目录一式二份，一份送学院档案室留存。

2. 归档的主要内容和重点

(1) 归档的主要内容包括学院重大活动、教学、科研、示范推广、校园建设、外交活动、专家教授活动等9个方面，具体内容见《宝鸡职业技术学院声像载体材料归档范围和保管期限》。

(2) 归档重点是我院各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。

3. 不归档的声像载体材料

(1) 不能反映我院教学、科研活动的声像材料。

(2) 音响、画面严重失真、内容残缺不全、无使用价值的声像材料。

(3) 重份声像材料。