宝鸡职业技术学院文件材料立卷归档暂行规定

作者: 时间:2022-09-13 点击数:

宝鸡职业技术学院文件材料立卷归档暂行规定

第一章    

第一条 为了规范我院档案工作,提高学院档案管理水平,根据《中华人民共和国档案法》、《国家行政机关公文处理办法》和《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等有关法规,结合我院实际制定本暂行规定。

第二条 凡是记录和反映我院主要职能活动和基本历史面貌的具有保存利用价值的各种文字、图表、照片、声像、电子等不同载体的文件材料,都必须立卷归档,向学院档案馆移交,任何部门和个人不得据为己有、逾期不交或自行处理。

第三条 国内外与学院有关的具有保存价值的文件材料、院内个人在非职务活动中形成的对学院和社会具有保存价值的文件材料,可按征集、寄存、代管、捐赠的方式由学院档案馆收存。

第四条 归档文件材料的载体应具备原始性,记载的信息内容要真实准确。每份归档文件的正文与附件、正式发文的定稿和签发单、请示与批复以及专项成套材料必须齐全。

第五条 档案馆及各部门要严格按照立卷归档的职责分工要求,认真做好文件材料整理归档工作,保证学院各项工作中形成的重要材料及时归档,为开发利用档案信息资源,促进学院和社会的发展做出贡献。

第二章  归档范围与保管期限

第六条 归档范围包括党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物、人物、人事、学生十五大类,具体类目名称详见《宝鸡职业技术学院文件材料归档范围和保管期限》。归档的重点内容是:

(一)上级机关下发的需贯彻执行的文件;同级机关和非隶属机关印发的与我院相关业务往来文件和需要执行的法规性文件。

(二)学院党、政管理部门形成的各种公文、简报、统计报表、调查报告、经验介绍、规章制度、合同协议以及召开重要会议、开展重要活动、接待重要来宾等工作中形成的文件材料。

(三)学院培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表。

(四)学院教学管理、学科建设、实验室建设、招生、学籍、课堂教学与教学实践、教材建设、毕业分配等工作中形成的文件材料。

(五)学院科研管理及科研项目在立项、实验、总结鉴定、申报奖励与推广应用各阶段形成的文件材料。

(六)学院房地产管理及基建工程在立项审批、设计、施工、竣工验收、改建扩建等过程中形成的文件材料。

(七)学院编辑出版的院报、学报等重要报刊的管理文件和审稿单、样报、样刊等出版物材料。

(八)学院与校外团体或个人在学术研究、合作办学、人员交流工作中形成的文件材料。

(九)学院财务管理文件及会计活动中形成的报表、帐簿、凭证、工资册等会计核算材料。

(十)上述各种工作中形成的纸质、电子、照片、录音(像)等各种载体形式的声像和电子文件。

第七条 归档文件的保管期限分永久、30年、10年三种,在立卷归档时应给予确定。

(一)反映我院及各部门主要职能活动和基本历史面貌的,对学院、国家建设和历史研究有长远利用价值的,列为永久保管。

(二)反映学院及本部门一般工作活动,在较长时间内对学院和社会有查考利用价值的,列为30保管。

(三)在较短时间内对学院工作有查考利用价值的,列为10年保管。

(四)上级来文,其内容直接针对本院并要贯彻执行的文件列为永久保管,其它需要贯彻执行的方针政策性文件列为30年保管,一般性文件列为10年保管。

(五)凡是介于两种保管期限之间的,其保管期限一律从长。

第三章  工作机制及职责要求

第八条 学院各部门要将归档工作纳入工作计划和规划,纳入相应的管理制度,纳入管理人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时,应同步布置、检查、总结、验收档案工作,以保证每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第九条 有关部门在鉴定、验收基建工程、重要仪器设备时,必须通知档案馆派人参加,并会同档案人员对应归档的文件材料加以审查,签署意见。没有完整、准确、系统、规范的文件材料的项目,不予验收,没有档案室的签字盖章,财务部门不予结算。

第十条 各部门要建立健全收发文及其它重要事项登记制度,为核对归档文件是否齐全完整提供依据。同时按照纸质文件和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学院档案馆移交。

(一) 学院党政职能处室必须建立收发文登记簿,对本部门收发文件逐项填写,同时应注意收集登记领导讲话、规章制度、统计报表、调查报告、经验介绍及会议材料等“帐外文件”。

(二) 学院办公室要健全用印登记制度,凡以学院及院领导名义签字盖章的合同、协议等,必须登记在册,并留存一份归档。

(三) 教务处、总务处、实训中心每年年底要分别对当年立项和完成的教改项目、科研项目、基建工程、重要仪器设备进行汇总,并将汇总目录报档案室,以便跟踪检查归档情况。

第十一条 全院处级建制单位和因重要工作成立的临时性机构均为一个立卷单位,立卷归档工作由立卷单位和档案室分工协作完成。

(一)立卷单位应确定一名负责人分管档案工作,选配好兼职档案员。兼职档案员应根据归档范围和立卷标准认真做好文件材料的预立卷和归档工作。分管档案工作的负责人要统筹解决本单位公文管理中存在的问题,对本单位立卷归档文件是否真实准确和齐全完整进行审核。

(二)学院档案馆具体督促、指导、协助各单位完成立卷归档任务,并进行检查验收。对发现的问题要及时指导兼职档案员弥补更正。档案馆业务人员要依据归档范围、收发文登记等相关信息对立卷归档文件进行核查,对缺失的应归档文件在各单位《宝鸡职业技术学院文件材料归档范围和保管期限》中注明。

(三)立卷单位分管档案工作负责人、兼职档案员和学院档案馆业务人员应在《卷内备考表》、《立卷归档说明书》或《项目归档说明书》中履行签字手续,对立卷归档的质量各负其责。

(四) 归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》执行。

第四章  归档文件材料的立卷分工

第十二条 中共中央、国务院、省、地、市党委和政府、国家教育部、省教育厅以及各业务部、局下发的文件,综合性的文件由学院办公室立卷归档,其他专业性的或具体业务性的文件,由学院办公室清退主办部门立卷归档。

第十三条 以院党委、院行政名义印发的文件,全院性、综合性的由学院办公室立卷归档,其余的由各职能部门负责相应门类的立卷归档。以各部门名义印发的文件,由各部门立卷归档。

第十四条 党委和学院召开的代表大会、党委会议、院长办公会等会议材料,由学院办公室立卷归档。各部门以院党委和院行政名义召开的各种工作会议、专业会议、展览会、表彰会、代表会的会议材料,由主办部门立卷归档。

第十五条 院内各部门向院党委、院行政请示、报告的正本及相应的批复、批转的原件,涉及学院全局的由学院办公室立卷归档,其余的由各部门立卷归档。

第十六条 院内两个以上部门共同承办的文件,由主办部门立卷归档。

第十七条 我院与外单位合作完成的项目,若我院为负责单位,经办部门须负责归档一套完整的文件材料;若我院为协办单位,则只归档与承担任务有关部分的文件材料。

第十八条 党和国家领导人、上级部门领导及知名人士来院视察、检查、参观时的重要指示、讲话、题词等材料由主要负责接待的部门整理归档。

第五章  归档时间和移交手续

第十九条 党政职能部门和按年度归档的单位在次年六月底以前归档;教学单位和按教学年度归档的单位,应在次年寒假前归档;科研、基建、仪器设备等专题性、成套性档案,对于周期较短的项目材料,一般在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档,对于周期较长的材料,可以按阶段分批归档;会计档案由财务处暂时保管一年后向学院档案室移交;特别重要的文件材料可以随时归档。

第二十条 各种临时性机构或撤销机构形成的材料,应于机构撤销前将材料整理立卷,移交学院档案馆。

第二十一条 移交与接收档案必须严格履行交接手续,填写移交目录,交接双方在移交目录上签名、盖章,各执一份存查。

第六章  归档责任追究和漏交文件的追缴处理

第二十二条 凡因档案馆工作人员在立卷归档过程中监督、指导、检查不积极,不主动,没有依据归档范围、收发文登记等相关信息对分管部门的归档材料进行认真核查,而造成重要文件材料未归的,或者文件材料在档案室内损毁、丢失的,其相关人员年终考核时视情节轻重评定为基本合格或不合格。

第二十三条 全院各部门每年的立卷归档情况分为齐全、基本齐全、不齐全三个档次。凡当年归档文件只属于基本齐全的部门,将在全院给予通报;归档文件属于不齐全的部门除通报批评外,当年目标任务考核将适当扣分,部门分管档案工作的领导在学院考核中最高只能是基本称职,兼职档案员的年终考核最高只能是基本合格。

第二十四条 对各部门未能按时归档的重要文件材料,学院档案馆将下达《应归档文件材料追缴通知》,直接送给相关部门分管归档工作的领导,若一月后仍不能归档,分管领导应写出书面说明,由本部门主要领导签字后交档案馆存查,学院将根据问题的严重性责令其写出书面检查或做出不同程度的纪律处分。

第七章    

第二十五条 本规定经院长办公会议通过,自2007111日起执行起施行。

第二十六条 本规定由学院档案馆负责解释。

关于检查归档文件材料齐全完整情况的几点说明

1.为增强责任意识,促进归档文件材料齐全完整,按照《宝鸡职业技术学院文件材料立卷归档暂行规定》的相关要求,实行立卷归档工作检查签字负责制,即立卷部门兼职档案员、学院档案馆业务指导人、立卷部门分管档案工作负责人均应履行各自应尽的职责,并在卷内备考表、立卷归档说明书中签字。

2.签字程序及责任是:首先由立卷部门兼职档案员对归档文件材料的齐全完整情况进行自查签字;然后交学院档案馆业务指导人员进行复查签字(发现问题应及时责成立卷人员纠正,对无法弥补的问题须备注说明);最后由立卷部门分管档案工作的负责人对存在的问题进行审查签字。

3.检查依据与要求。归档文件材料齐全情况主要依据归档范围中的类目名称(新增内容需及时补充),结合收发文登记和相关信息(如学院网站、院报等新闻媒体的消息报道)进行核查,并将核查结果在各部门《宝鸡职业技术学院文件材料归档范围和保管期限》中的“归档情况”一栏注明“已归档”、“未归档”(需说明原因)或“未形成”。归档文件的完整情况是指文件的正文与附件、正式发文的定稿或签发单、用印和成文日期、请示与批复以及科研项目、基建工程项目成套文件材料是否完整,凡不完整且又无法弥补的须在卷内备考表中说明。

4.评判等级与标准。归档文件材料的齐全程度分为齐全、基本齐全和不齐全三种,等级划分主要依据归档率(取归档范围中应归档文件类目与实际归档文件类目的百分比和收发文登记中应归档文件数量与实际归档文件数量的百分比的平均值)。归档率达95%以上的为“齐全”(但特别重要的文件材料如正式发文、科研项目、基建工程等缺一不可);归档率在95%~80%之间的为“基本齐全”;归档率在80%以下的为“不齐全”。

5.对各部门归档文件材料齐全程度的确定,应在该部门当年立卷归档工作全部结束后,由兼职档案员在立卷归档说明书中填写,并经档案馆业务指导人员复查及本部门分管档案工作负责人审查签字后,连同本年度归档范围核查表一并移交学院档案馆归入全宗卷备查。


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